Avvocati e clienti

Il legal procurement

| 1 dicembre 2015


Giulia Picchi (GP): com'è cambiato negli ultimi anni il rapporto fra cliente e avvocato?
Silvia Hodges Silverstein (SHS, in foto): General counsel e dipartimenti legali non sono più gli unici ad acquistare servizi legali. Negli Stati Uniti così come in Europa il legal procurement, cioè il dipartimento o quella funzione che in azienda è responsabile di acquistare beni e servizi, sta guadagnando sempre più importanza, in particolare fra quelle società che hanno una spesa importante nel settore legale. Lo stesso sta accadendo in Italia.
In molte aziende i servizi legali erano più o meno considerati esenti da quell'analisi dei costi che invece per altre business unit era operativo da anni. La recente crisi finanziaria ha fatto da catalizzatore e ha accelerato il processo di adozione del legal procurement. La pubblicità delle pratiche di fatturazione, la spesa per beni durevoli, la crescente trasparenza che viene dalla fatturazione elettronica e la pressione sui profitti sono ai massimi.
GP: cosa fa esattamente il procurement?
SHS: In breve, il procurement confronta e mette in luce le differenze, utilizza i dati e sviluppa strategie basate sul rationale per operare una riduzione delle spese legali.
GP: una volta che la situazione economica sarà migliorata, si aspetta che il procurement torni a utilizzare fonti cartacee?
SHS: Sono sicura che all'interno dell'industria legale in molti vorrebbero che il procurement smettesse di occuparsi dei servizi legali ma credo sia improbabile. Non credo che le società torneranno a gestire i servizi legali solo attraverso i dipartimenti dedicati, senza il coinvolgimento del procurement. Guardando ad altri servizi professionali, emerge con chiarezza come negli ultimi 25 anni il procurement abbia cambiato il modo in cui vengono acquistati questi servizi. Tutto ciò si è verificato secondo questa sequenza temporale:
•Servizi di ingegneria e di architettura sin dalla fine degli anni '80
•marketing, relazioni pubbliche e advertising dalla tarda metà degli anni ‘90
•contabilità, auditing, e servizi fiscali dalla prima metà degli anni ‘2000
•servizi legali da un po' più di cinque anni
Le aziende con una spesa significativa in servizi legali hanno iniziato a coinvolgere il procurement per la valutazione e la selezione dei fornitori nella prima metà degli anni 2000, con i primi casi che risalgono già alla fine degli anni '90. Nell'Europa continentale il processo è in atto adesso.
GP: quali le aziende che di solito fanno ricorso al legal procurement?
SHS: Si tratta di realtà con una spesa legale importante. Fra le prime a utilizzare il legal procurement troviamo società ampiamente regolamentate come le aziende farmaceutiche e quelle che operano nel settore dei servizi finanziari, quelle del settore energy e le utilities.
GP: qual è stata la reazione dei dipartimenti legali di fronte al maggior coinvolgimento del procurement?
SHS: I legali tipicamente non sono vittime di "amore a prima vista" quando entrano in relazione con il procurement. È piuttosto insolito che il general counsel chieda spontaneamente aiuto al procurement, ma è vero anche che spesso la decisione non spetta a lui.
GP: qual è il mandato societario del legal procurement?
SHS: Le principali linee guida sono:
•l'esigenza di gestire i costi/ridurre la spesa per i fornitori
•assicurarsi che la società acquisti beni e servizi in maniera conforme alle policy societarie
•assicurarsi che la società acquisti prodotti e servizi da fornitori affidabili
Altre linee guida:
•il desiderio di mettere a confronto più fornitori di servizi legali misurando e confrontando il valore dei consulenti esterni
•esigenza di ottimizzare i processi operativi
•migliorare l'efficienza
•trovare modi migliori per strutturare le fee
•definire il budget
•aumentare la prevedibilità e la trasparenza
Queste alcune delle aree che ricadono sotto la competenza del procurement e che forniscono un esempio di aree in cui può crearsi valore per il datore di lavoro.
Il procurement è responsabile per aiutare a scegliere i giusti fornitori e gestire i rapporti con gli studi legali. Aiuta a indirizzare i processi, ma generalmente non prende le decisioni.
GP: in relazione al processo di selezione, cosa fa il procurement?
SHS: Il procurement esiste per migliorare efficienza e solidità del processo di selezione in modo da assicurare fornitori affidabili e dai costi coerenti con le strategie aziendali. Applicato al settore legale, ciò vuol dire:
•mettere in pratica il processo di selezione
•distribuire RFP (Request for Proposal)
•fornire dati decisionali al dipartimento legale
•dare suggerimenti
•aiutare con le valutazioni
•in alcune società ciò comporta una reverse auction
•il legal procurement di solito negozia anche le scadenze
GP: può dirci qualcosa in più sulle reverse auctions?
SHS: È un tipo di gara in cui gli acquirenti mettono in essere una gara per richiesta di collaborazione. I venditori – nel caso specifico le law firm – presentano offerte indicando l'ammontare richiesto per il servizio. Normalmente chi presenta l'offerta più bassa, vince.
Il procurement ha utilizzato questo strumento dalla metà degli anni '90.
Spesso tutto ciò oggi è fatto per via elettronica, attraverso uno strumento online in cui gli studi legali possono fare le proprie offerte. Spesso le reverse auction sono parte di un processo RFP.
GP: cosa viene richiesto dal procurement per una RFP?
SHS: Il procurement ha molte domande per i fornitori. Vogliono sapere di più dello studio, come ad esempio:
•Case history o operazioni effettuate
•Il team di lavoro
•Compensi richiesti e struttura costi
•AFAs (Alternative Fee Arrangements - metodi di parcellazione alternativi che tengono conto di elementi diversi dal costo orario)
•Conflitti di interesse
•Diversity
•Capacità tecnologiche
•Attività a valore aggiunto
•Efficienza
GP: come vengono gestiti i rapporti con gli studi?
SHS: È un aspetto importante poiché fa sì che vengano garantiti alla società i risparmi negoziati. Ciò può essere fatto: aiutando a implementare o a rafforzare le pratiche di fatturazione, ricontrollando le fatture, e attraverso l'assessing performance – ad esempio, viene chiesto agli studi di autovalutarsi e confrontare il risultato con la valutazione data dalla società. In sostanza si tratta di capire se la società è riuscita a ottenere il giusto valore dallo studio.
GP: qual è l'efficacia del procurement?
SHS: La sofisticatezza e l'efficacia del legal procurement è influenzata dalla maturità ed esperienza dei professionisti coinvolti e dalla loro consapevolezza e capacità di comprendere la differenza fra i vari servizi legali e la qualità del prodotto offerto a livello legale
Altri fattori sono: Il modo in cui i professionisti del procurement sono valutati e ricompensati ed il livello di cooperazione fra i professionisti del procurement e i legali in-house .
Si sono visti risparmi considerevoli anche a due cifre – parliamo di milioni di dollari.
Il 10-25% di risparmio è quanto si ha di solito, e se fatto bene ciò non avviene a discapito della qualità.
Nel complesso il procurement sta migliorando nella sua attività di selezione dei servizi legali, ma siamo ancora ai primi passi.

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