Avvocati, digitale e intelligenza

18/02/2020 14:51


Mario Alberto Catarozzo, Business coach e formatore specializzato sugli studi professionali. Fondatore e CEO di MYPlace Communications srl

Si legge un po' di tutto sui temi dell'Intelligenza Artificiale, della digitalizzazione e di come impatterà sulle professioni, quella legale in particolare. Vediamo allora di mettere un po' di ordine per capire meglio dove stiamo andando e cosa possiamo aspettarci dal futuro.

Mi raccomando, la mentalità è cercare di raccogliere dati (intelligence) aggregarli e interpretarli per lavorare sulle probabilità. Lasciamo ai futurologi il compito di dirci cosa accadrà, noi ci limitiamo ad interpretare per cercare di intercettare le traiettorie future del cambiamento e farci trovare preparati al momento giusto.

Quando da giovane giocavo a basket, ci ripeteva il nostro coach che non dovevamo mai andare sulla palla dov'era in quel momento, ma dovevamo imparare a "leggere" il gioco. Solo così saremmo stati efficaci; andare sulla palla, invece, voleva dire quasi sicuramente arrivare tardi.
Ecco, noi cerchiamo di fare la stessa cosa, cerchiamo di capire la traiettoria della palla per poterla così intercettare dove sarà e non dov'è.

Cominciamo con la digitalizzazione. Si parla di digital transformation intendendo i processi in atto che stanno trasformando le attività un tempo manuali e "analogiche", in processi automatizzati e smaterializzazione della documentazione. In sostanza, si intende tutto l'ecosistema coinvolto nella trasformazione dall'analogico e manuale, a digitale e automatizzato.

La digital transformation porta con sé una nuova mentalità nell'organizzare il lavoro e il business, nel gestire le risorse, nel definire i processi, nonché nelle modalità di relazione con i clienti.
Per l'avvocato la digital transformation porta con sé cambiamenti culturali e organizzativi importanti, vediamone alcuni.

ORGANIZZATIVI
Tutta la documentazione prima cartacea ora viaggia per lo più su file digitali. Pensate agli atti, compreso il loro deposito e scambio. Pensate alle lettere un tempo cartacee, con tanto di busta e francobollo, ora divenute email. Pensate alle raccomandate, con tanto di code in posta, di ricevuta di ritorno, ora divenute pec. Pensate alla gestione dell'agenda, un tempo rigorosamente cartacea, anche di un certo peso, compresa la cover in pelle, oggi divenuta agenda digitale, sincronizzata in tempo reale su tutti i dispositivi grazie al cloud. Persino gli auguri di Natale, un tempo cartacei con tanto di firma autografa sono divenuti oggi biglietti elettronici, gif animate, video.

Se poi passiamo a temi organizzativi un po' più sostenuti, oggi grazie al digitale e alla connessione Internet è possibile avere collaboratori sparsi qua e la e il futuro oramai ha aperto le porte allo smart working anche per gli studi legali, dove non ci sarà più la necessità di avere i collaboratori presenti in studio tutto il tempo, con risparmio di spese, alleggerimento dell'organizzazione e ottimizzazione delle risorse.

Grazie al digitale è possibile avere programmi software offerti da numerose società di editoria elettronica, dove creare modelli di atti, definire flow chart, avere il timesheet per segnare le ore e così poter fare un controllo di gestione oculato e prendere le decisioni conseguenti.

Nella stessa procedura possono così intervenire più collaboratori di studio, interagendo a distanza, integrando il proprio lavoro e condividendo il know-how, la conoscenza appunto.
Per la formazione delle nuove leve si possono creare librerie di video tutorial che spiegano come usare il gestionale, come interpretare una procedura, fino ad arrivare a vere e proprie lezioni in e-learning con cui i senior di studio formano i junior.

RELAZIONALI
La trasformazione del digitale si vede anche nelle relazioni con i clienti, ben diverse dal passato come tempi e modalità. Se prima il cliente prendeva appuntamento e veniva in studio, ora c'è chi scrive le email, chi telefona, ma molti, sempre di più, si sono abituati ad usare WhatsApp: gratuito, veloce, semplice, diretto. Certo, per l'avvocato non è una novità positiva, perché si trova a dover gestire baffi blu e risposte improvvisate e questo non aiuta né lo stress, né la gestione delle attività. Ma tant'è, questa è la nuova cultura.

Anche le riunioni con i clienti, soprattutto aziende, avvengono a distanza, su Skype o altre piattaforme, a seconda della dotazione tecnologica dello studio.

La relazione con i clienti è poi mediata da altre forme di interazione digitale, quali i social network.

Se da un lato tutto questo spaventa chi non è abituato, possiamo in ciò vedere i tanti lati positivi in termini di semplificazione, velocità e risparmio di risorse. Tutto ciò a condizione di saper gestire le nuove dinamiche del digitale, invece di subirle.

MARKETING
Un tempo non si faceva marketing nel mondo legale. Meglio ancora sarebbe dire che il marketing era chiamato passaparola e solo alcuni si spingevano più in là diventando autori di pubblicazioni, collaborando con quotidiani o con comparse in televisione. Oggi invece tutti, più o meno parlano di marketing, anche se molti non sanno cosa voglia dire in realtà. Il digital marketing fa il paio con la digital transformation. Vuol dire in sostanza valorizzare la propria attività mediante il web: motori di ricerca, social network, iniziative on line, consulenza a distanza, etc.

Il web richiede nuove competenze, un nuovo alfabeto, nuove strategie comunicative.

Non confondiamo, inoltre digitale e virtuale. Molti usano infatti i due termini come sinonimi, ma così non è. Digitale abbiamo visto cos'è, mentre virtuale è una realtà che non corrisponde a nulla di esterno, ma è creata solo in digitale, come può essere un videogiochi. La realtà virtuale è slegata da ogni realtà materiale, mentre la realtà digitale rappresenta la realtà esterna, spesso aggiungendo elementi e in questo caso di chiama realtà aumentata, come sono le mappe stradali con l'aggiunta di nomi delle strade, di centri di interesse e di kilometri.

Infine, l'Intelligenza Artificiale di cui tanto si parla. Impatterà sul mercato legale? Ma certo, lo sta già facendo. In questo momento nei Paesi anglosassoni, che sono un po' più avanti di noi. Già ci sono software che sfruttano i big data legali per prevedere i trend decisionali di una certa corte, oppure software per le ricerche giuridiche intelligenti, cioè ragionate, per buona pace dei praticanti legali. In quanto forma di intelligenza, quella artificiale, modellata sull'intelligenza umana, ha la caratteristica di espandersi in continuazione, perché apprende. Siamo nel tema del learning machine, l'apprendimento continuo delle macchine. Software sempre più sofisticati che hanno consapevolezza del contesto, ragionano e prendono decisioni innovative assemblando i dati. Giorno dopo giorno questi software migliorano, si espandono e si perfezionano grazie ai dati che immagazzinano. È prevedibile che nell'arco di pochi anni anche per gli studi legali ci siano i "cobot", i collaboratori robot, cioè software che interagiranno con gli avvocati umani per istruire una pratica, per il problem solving e per la formalizzazione delle decisioni assunte.

Che dite, sarà toccato allora il mercato legale da questo futuro?

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