emergenza covid-19 - professione forense

Coworking: la grande opportunità post pandemia per gli studi legali

| 09/06/2020 14:45

La prima lezione che abbiamo imparato tutti dalla pandemia è sintetizzabile in una parola: efficienza. Abbiamo scoperto di poter continuare ad operare anche senza trasferte, alberghi, ristoranti, riunioni di lavoro a chilometri di distanza. Certamente il primo pensiero corre allo smartworking - già da anni conosciuto come telelavoro - e ampiamente utilizzato dalle aziende che operano nel settore I.T.. Di certo questa tipologia di lavoro non sarà mai del tutto abbandonata, anche con il ritorno alla normalità, perché ormai video conferenze e cloud sono entrati nel patrimonio genetico degli studi professionali.

Lo smartworking costituisce tuttavia solo una modalità per poter operare, ma la vera ripresa sarà certamente scandita dall'efficientamento dei costi, dalla multidisciplinarietà di un servizio sempre più completo, che premierà studi di dimensioni più ridotte dove più alto è il valore aggiunto in termini di velocità di esecuzione e attenzione propositiva nei confronti del cliente. Questo procedimento evolutivo vedrà strategicamente utilizzato il coworking, o meglio, un nuovo tipo di coworking con caratteristiche certamente più "a misura d'uomo". Andiamo con ordine.

Nell'accezione più conosciuta, con il termine coworking si è soliti indicare la condivisione di ambienti di lavoro, adeguatamente strutturati per essere funzionali alle esigenze di più professionisti contemporaneamente.

Dal punto di vista economico e contrattuale è evidentemente un contratto atipico interamente determinato e disciplinato tra due parti: la prima, che mette a disposizione un immobile ad uso ufficio, appositamente strutturato al fine di incontrare le esigenze di altri professionisti – ovvero l'altra parte del contratto - adeguando gli spazi con scrivanie, climatizzazione degli ambienti, connessione veloce ad internet, luce, servizi igienici, postazioni per segreteria, telefoni, stampante ad alta velocità, scanner, pulizia degli ambienti, computer con password personale, uso della sala riunioni - meglio se più di una - anche in previsione del pieno rispetto della legge sulla privacy.

Sull'altro versante contrattuale, il professionista interessato, dopo aver concordato con il concedente, il quantum, la durata il contratto e quant'altro necessario per disciplinare il rapporto tra le parti in maniera chiara ed inequivoca, decide di concludere il contratto di coworking.

Da un punto di vista economico i vantaggi per le parti sono del tutto evidenti: il concedente potrà ammortizzare i costi principali con maggiore facilità, mentre il professionista che non dispone di un proprio studio professionale potrà usufruire, grazie alla condivisione dei cespiti, di beni e servizi, nonché di un'immagine professionale, che altrimenti non avrebbe avuto modo di avere, quantomeno in tempi così ridotti. Questa la fotografia del coworking fino a febbraio 2020… poi la pandemia Covid-19 ne ha imposto un totale sconvolgimento dal punto di vista strutturale: basta infatti scorrere le immagini (elaborate evidentemente in epoca pre-Covid) che si trovano in Internet a corredo di offerte di coworking, per capire che l'impostazione data fino a pochi mesi va obbligatoriamente rivista.

In futuro non sarà infatti più possibile avere grandi locali open space dove i professionisti siedono l'uno accanto all'altro, potendo confidare esclusivamente nella buona educazione del "vicino di banco" per salvaguardare la privacy, propria e dei contenuti professionali, facilmente visibili sul pc. Il tutto senza contare l'elevato grado di dispersività inevitabilmente generata dalla estrema vicinanza tra colleghi, a tutto scapito della concentrazione.

Paradossalmente la pandemia, con i suoi effetti dirompenti, ha indotto cambiamenti radicali che obbligano ad un salto di qualità nell'impostazione strutturale del coworking, tali da renderlo ancora più interessante e certamente non solo dal punto vista economico.

Le ragioni che portano a questa conclusione si fondano essenzialmente su due basi:

A) una prima considerazione sulla base normativa.

Alla luce della copiosa produzione legislativa di questi mesi, la Commissione Diritto del Lavoro del Consiglio Nazionale Forense ha elaborato una in data 22 maggio 2020 una "Scheda di approfondimento" per l'"Adozione di protocolli di sicurezza negli studi legali in periodo di emergenza sanitaria da COVID-19 ."

Rimandando per ogni opportuno approfondimento al suindicato sito, in sintesi osserviamo che:

1. Devono essere minimizzati gli spazi comuni di lavoro, favorendo l'uso da parte di ogni professionista, per quanto possibile, di una propria stanza individuale, chiusa rispetto agli altri ambienti dello studio e dotata di serramento su esterno. A questo scopo può essere utile ridefinire temporaneamente la destinazione d'uso di determinati locali dello studio (in presenza di due sale riunioni, ad esempio, una può essere riallocata come stanza individuale per un Professionista che di norma non ne usufruisce).

2. Nelle aree di lavoro dello studio in cui non è possibile impedire la contemporanea presenza di due o più professionisti, ad ognuno di essi deve essere assegnata una postazione dedicata che sia:

a.distanziata di almeno 2 metri dalle postazioni degli altri professionisti;

b. in subordine, laddove tale distanziamento non sia concretamente fattibile, dotata di appositi divisori fisici, ad esempio in plexiglass, la cui forma e dimensione siano tali da impedire al droplet delle persone più vicine di raggiungere la postazione di lavoro del professionista.

3. Deve essere minimizzato l'impiego di attrezzature di lavoro in comune.

4. Deve essere ricavato nello studio uno spazio dedicato al ricevimento dei visitatori esterni

5. All'ingresso dello studio deve essere ricavata una piccola area filtro in cui i professionisti ed i visitatori possano espletare le pratiche igieniche e protettive di accesso (vestizione, disinfezione mani, ecc..).

6. Deve essere sospeso l'uso della sala di attesa dello studio normalmente riservata ai visitatori (ad esempio rimuovendo o rendendo inutilizzabili le sedute ivi presenti).

7. Deve essere sospeso l'uso delle attrezzature e degli spazi comuni di pausa/ristoro dello studio (macchinetta del caffè, distributore alimenti, frigorifero, boccione acqua, angolo cottura, ecc...).

8. Nello studio sono vietati l'accensione e l'uso di ventilatori, climatizzatori e condizionatori ad aria (di riscaldamento o raffrescamento), a meno che non siano del tipo a tutta aria esterna senza ricircolo.

B) Una seconda considerazione sui connotati professionali

Il profilo dell'avvocato che oggi sceglie il coworking generalmente è quello di un professionista, non anziano, che vuole la regolare in modo autonomo, con forte spirito indipendente ed intraprendente, la propria professione con il sostegno offerto da tutte le più moderne tecnologie, sfruttando strumenti innovativi come il cloud nei quali archivia e gestisce la condivisione dei documenti con altri colleghi che, come lui, sono indipendenti.

Spesso ha disponibilità di uno studio altrove, ma desidera accedere comunque ad una Law Farm (non Firm) i cui componenti siano professionisti di livello e consolidati; la voglia di "fare rete" con altri professionisti per condividere ed aumentare la propria offerta lavorativa, senza che ciò vada a discapito della qualità della prestazione professionale, grazie proprio a sinergie difficilmente raggiungibili in altre forme, da vita a collaborazioni sempre più proficue grazie anche ad un ambiente decisamente discreto, sebbene mai eccessivamente formale.

Tutto ciò è particolarmente interessante per chi sta iniziando la propria carriera, per chi ha deciso per volontà propria o per fattori esterni di cambiare la materia della professione, le dimensioni dello studio, di conoscere ed eventualmente collaborare con nuovi soggetti e nuovi colleghi. È ormai sempre più evidente che quello che oggi serve ad un avvocato non è solamente uno spazio fisico ma la possibilità di "fare rete" con altri professionisti per operare in modo più fluido e ampio possibile.

Alla luce di entrambe le considerazioni A) e B) saranno non pochi gli studi legali che ragioneranno analogamente a quanto si è fatto nel nostro, che il destino ha voluto essere strutturato con stanze ampie e separate e su più livelli indipendenti, esattamente come richiesto dalle nuove normative imposte da un nuovo scenario in cui si è preso atto che dopo il lockdown lavorare in proprio oggi è una sfida improba a causa di numerosi problemi; prima di tutto quello di disporre di un budget iniziale che consente di trovare una sede ove svolgere l'attività, acquistare le attrezzature necessarie, intraprendere il lavoro in tutta sicurezza.

Inoltre il ricorso al credito è un percorso ad ostacoli. Ed ecco che il coworking rappresenta una eccezionale soluzione alternativa che permette di intraprendere la professione sfruttando un solo principio: quello della condivisione che consente di creare un network di professionisti all'interno di una struttura flessibile ed indipendente dove, a costi ragionevoli, il professionista possa avere la disponibilità di tutti i migliori strumenti, unitamente ad un'accresciuta immagine spendibile presso clienti, anche solo potenziali, che vengono ricevuti in ambienti confortevoli e di classe, una reale condivisione di banche dati attraverso un pc solo a ciò dedicato nel pieno rispetto della normativa sulla privacy; inoltre abbiamo ritenuto che l'esperienza dei colleghi ospitanti più anziani professionalmente, costituisca quella confortevole certezza che dava una volta il dominus dello Studio e che i più giovani hanno sempre avuto piacere ad avere al proprio fianco per conferire maggiori certezze anche una volta passato l'esame di avvocato. D'altra parte ciò comporterà anche un più che probabile scambio di sinergie lavorative tra le parti.

Infatti da parte di noi senior ci sarà, quando richiesto, uno sguardo esperto alla soluzione di problematiche che i professionisti potrebbero avere con propri clienti - i quali trarranno a loro volta maggior tranquillità nel vedere il proprio avvocato operare in un ambiente con più persone e, cosa non da poco, più anziane professionalmente - dall'altra parte si potranno eventualmente condividere parti di opere professionali più complesse essendo comunque costantemente affiancati da persone con maggiore esperienza e pertanto aumentando la propria.

Molti studi professionali, tra cui il nostro, credono fortemente nel successo di questa formula che costituisce indubbiamente il futuro di una professione legale, che vedrà a fronte di una condivisione di spese molto basse la possibilità di collaborare accrescendo il valore pratico della prestazione professionale aumentandone il margine economico della propria opera ed in tal modo costituendo l'unico sistema per vincere un'ideale competizione con grandi studi legali maggiormente strutturati, ma inevitabilmente meno flessibili alle esigenze dei clienti.

Un'ultima osservazione (ma non certo ultima per importanza) riguarda l'utilizzo di una grande sala riunioni - nel nostro caso due e indipendenti - ampia e dotata della più evoluta tecnologia per quanto attiene ai mezzi di comunicazione attraverso telecamere mobili, grande schermo e piattaforme dedicate per webinar e corsi di formazione on line.

L'utilizzo di prodotti di alta gamma tecnologica audio-video consente di mantenere un'ottima condizione di comfort che non costringere le persone ad assecondare il mezzo ma viceversa. Il futuro dovrà cominciare proprio da qui, dall'abbattimento delle barriere comunicative attraverso telecamere con autofocus e che seguono il soggetto in eventuali spostamenti verso lavagne esplicative, attenuazione del rumore di fondo e ottima risoluzione visiva.

La condivisione di una biblioteca aggiornata sia sotto il profilo cartaceo, sia sotto il profilo informatico consente una vera condivisione attingendo al meglio che professionisti possono dare in un mutuo interesse, così completando il quadro di quella collaborazione umana oltre che professionale, che le recenti vicende ci hanno insegnato essere unica via per la ricrescita della professione e di tutti noi. Studio Legale Sganzerla

Vetrina