Il trattamento dei dati di localizzazione per finalità di rilevazione delle presenze

| 18/10/2016 12:15


di Antonio Cazzella, Trifirò & Partners Avvocati

Con provvedimento dell'8 settembre 2016 (doc. web n. 5497522), pubblicato nella newsletter del 10 ottobre 2016, il Garante per la protezione dei dati personali, esaminando un interpello formulato da una società di somministrazione ai sensi dell'art. 17 del Codice, ha stabilito alcuni principi in materia di trattamento dei dati di localizzazione con specifico riferimento alla finalità di rilevazione delle presenze, richiamando alcune considerazioni già esposte in altri precedenti provvedimenti inerenti l'utilizzo dei sistemi di localizzazione per ragioni organizzative e di sicurezza sul lavoro.

Nella fattispecie esaminata, una società di somministrazione ha chiesto preventivamente al Garante di verificare se sia legittima l'installazione, sullo smartphone (personale) dei dipendenti, di una specifica applicazione, contenente una funzionalità di localizzazione geografica, preordinata alla timbratura del cartellino e, quindi, alla rilevazione della presenza.

A seguito dei chiarimenti richiesti dal Garante, è stato accertato che tale applicazione verrà installata solo con il consenso del dipendente (tenuto conto, peraltro, che non tutti i dipendenti sono in possesso di uno smartphone) ed attivata direttamente da quest'ultimo – previa conferma dell'accesso mediante ID e password - all'ingresso ed all'uscita dal luogo di lavoro.

L'applicativo trasmetterà alla centrale di raccolta i dati di identificazione del dipendente e le coordinate geografiche della posizione in cui egli si trova.

I suddetti dati verranno archiviati dalla società che ha sviluppato l'applicazione e saranno disponibili per i dipendenti della società di somministrazione addetti alla gestione ed amministrazione del personale nonché ai superiori gerarchici dei singoli dipendenti somministrati.

E' stato anche accertato che l'applicativo non consentirà il tracciamento, momento per momento, degli spostamenti del dipendente e l'accesso ad altre informazioni presenti sullo smartphone.

Le finalità del datore di lavoro consistono nel conseguire un risparmio di costi ed una maggiore efficienza, considerato che, in alcuni casi, la rilevazione delle presenze dei lavoratori somministrati avviene su supporto cartaceo e, quindi, la registrazione tramite smartphone eviterebbe alla società di somministrazione l'acquisto dei lettori di badge e la loro manutenzione e/o sostituzione presso le aziende utilizzatrici, consentendo, tra l'altro, l'eliminazione del contenzioso derivante dal malfunzionamento dei predetti lettori.

All'esito della verifica, il Garante ha preliminarmente ricordato che i dati personali relativi alla geolocalizzazione devono essere trattati con particolari cautele, tenuto conto, per quanto attiene alla fattispecie esaminata, che i dispositivi smartphone – in considerazione delle normali potenzialità d'uso e d'utilizzo comune degli stessi – sono destinati a "seguire" la persona che li detiene indipendentemente dalla distinzione tra tempo di lavoro e tempo di non lavoro, sicchè tale trattamento presenta rischi specifici per la libertà, i diritti e la dignità del dipendente.

Il Garante ha quindi evidenziato che, alla luce delle modalità di svolgimento del rapporto di lavoro somministrato, l'applicativo consentirebbe effettivamente di realizzare significativi risparmi di gestione, attraverso l'eliminazione dei lettori di badge collocati presso gli utilizzatori, nonché di semplificare ed incrementare l'efficienza e la certezza dell'attività di rilevazione delle presenze.

Il Garante ha tuttavia precisato, in attuazione del principio di "necessità" (art. 3 del Codice), che il sistema - dopo aver verificato, al fine di scongiurare possibili abusi, l'associazione tra coordinate geografiche della sede di lavoro e la posizione del lavoratore - dovrà cancellare le coordinate geografiche della posizione del lavoratore, conservando, eventualmente, il solo dato riferito alla predetta sede di lavoro.

In conclusione, la società non potrà conservare le coordinate geografiche della posizione del lavoratore, ma solo il dato relativo alla sede di lavoro, alla data ed all'orario di ingresso e di uscita.
In particolare, secondo quanto prescritto dal Garante in applicazione dei principi di trasparenza e di correttezza, il sistema dovrà essere configurato in modo tale da rendere sempre visibile sullo schermo del dispositivo un'icona che indichi che la funzionalità di localizzazione è attiva.
Inoltre, la configurazione dell'applicazione dovrà essere tale impedire il trattamento anche accidentale di dati ultronei (es. traffico telefonico, sms, posta elettronica, navigazione in internet o altre informazioni presenti sul dispositivo).

Il Garante ha inoltre previsto che ai dipendenti debba essere fornita un'adeguata informativa di tutti gli elementi indicati nell'art. 13 del Codice (tipologia dei dati, finalità e modalità di raccolta, compresi i tempi di conservazione, natura facoltativa del conferimento, indicazione dei soggetti che possono venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati del trattamento).
Inoltre, con specifico riferimento ai tempi di conservazione di tali dati, il Garante ha ritenuto, nel rispetto dei principi di necessità, pertinenza e non eccedenza, che sia congrua la conservazione per cinque anni dei dati da utilizzare ai fini della regolare tenuta del libro unico del lavoro e per il tempo stabilito dalla legge (art. 2120 c.c.) dei dati necessari alla fatturazione.

La questione affrontata dal Garante è indubbiamente interessante, in quanto chiarisce ulteriormente i limiti entro i quali è possibile utilizzare applicativi che consentono la localizzazione del dipendente.

Dalle valutazioni formulate dal Garante, anche in altri casi analoghi, risulta un'attenta verifica delle specifiche esigenze organizzative del datore di lavoro e delle peculiari modalità di svolgimento dell'attività del lavoratore, come condizione "preliminare" per eventualmente autorizzare il trattamento dei dati acquisiti con sistemi di localizzazione.

In particolare, si evince che le prescrizioni del Garante sono decisamente volte ad evitare la conservazione dei dati relativi alla localizzazione e la "tracciabilità" degli spostamenti del dipendente.