Sempre più società importanti includono il dipartimento d'acquisti nella scelta degli servizi legali

| 25/05/2016 15:21

Quali sono i loro ruoli, gli strumenti che usano e il loro approccio?

commento a cura di
Silvia Hodges Silverstein, Professor Columbia Law School and Fordham Law School, Executive Director Buying Legal Council

Roberta De Matteo, Business Development & Communications Senior Manager, Orrick

L'influenza del dipartimento acquisti (ovvero legal procurement) all'interno delle aziende si sta velocemente diffondendo. La scelta della valutazione dei servizi legali, un tempo largamente esonerati dallo scrutinio dei costi da parte di altre funzioni, ora viene sempre più frequentemente passata al setaccio da quelle società in cui il ruolo del dipartimento è estremamente attivo tanto da venir coinvolto nella selezione dei consulenti esterni. Il ragionevole obiettivo è quello di contenere i costi, assicurare la qualità e agire con efficienza.

Questa però, è una tendenza non sempre ben accetta nel mercato. E' raramente amore a prima vista quando il CEO o CFO presenta l'ufficio acquisti allo studio legale definendone un ruolo strategico e decisionale nella selezione del consulente. Ma la loro esperienza e competenza nell'individuare il miglior valore per l'azienda, inclusa la gestione dei costi, è di indubbia utilità.
La recente crisi finanziaria e il lento recupero economico hanno agito come catalizzatore e hanno velocizzato il processo di adozione della figura professionale del legal procurement tra moltissime delle aziende che compaiono nella classifica di Fortune 500, FTSE 350 e dei loro equivalenti internazionali.

La diffusione delle pratiche di prezzo, i grandi acquirenti, l'incremento della necessità di trasparenza e la pressione del profitto stanno alla radice di questa scossa sismica.
Per meglio comprendere le competenze dei legal procurement Buying Legal Council, associazione americana nata nel 2014 con l'obiettivo di affiancare le figure professionali responsabili dell'acquisto dei servizi legali all'interno delle aziende, ha compiuto una survey ad inizio 2016 con un centinaio di professionisti di legal procurement e legal operations di società di grandi dimensioni in America ed Europa.

La survey ha analizzato alcuni interessanti temi portando alla luce importanti spunti di riflessione. Vediamone alcuni.

Qual è il ruolo principale dell'ufficio acquisti?

Il report evidenzia che per quanto riguarda i servizi legali coloro che danno il via al processo sono tipicamente i membri di una business unit o il general counsel mentre gli utilizzatori della consulenza legale sono invece per la maggior parte delle volte i membri della business unit.
I principali compiti di chi acquista un servizio sono quelli di ottenere proposte, valutarle, negoziare i termini e le condizioni e gestire i fornitori.

Gli "influenzatori" guidano la scelta dell'acquisto e indicano i parametri per una oculata strategia di valutazione delle offerte in competizione.

Nelle grandi società coloro che decidono sono quasi esclusivamente i general counsel. In queste realtà solitamente il top management non è coinvolto nella selezione del consulente legale se non per casi eccezionali.

I gatekeeper, cioè coloro che svolgono la funzione di selezionatori, filtrano le informazioni e i dati che raggiungono coloro che compiono la decisione finale. Possono anche avere il potere di limitare chi offre il servizio legale nel contatto diretto con il centro acquisti.

Infine la figura del legal procurement è responsabile del prezzo e della negoziazione del contratto, della lettera d'incarico e dei confini dell'accordo.

Il general counsel e il responsabile ufficio acquisti spesso assumono, da quanto viene rilevato nella survey, il ruolo di poliziotto buono e di poliziotto cattivo. Il procurement spesso solleva il general counsel da spiacevoli negoziazioni di prezzo. Ciò ha senso per differenti motivi. Difatti il procurement è piuttosto allenato nel definire dure trattative in merito ai costi di un servizio e alle analisi dei dati e non è inibito o influenzato dai rapporti con i consulenti esterni.

In qualità di "influenzatori" i responsabili degli uffici acquisti hanno l'obiettivo di verificare il risultato di una decisione ed influenzare la scelta dello studio legale.

Ancor di più quindi ricoprono il ruolo di guardiani così da controllare il flusso di informazioni tra lo studio legale e il general counsel.

In poche parole un tempo il processo di selezione di uno studio legale era off limits per l'ufficio acquisti poiché la consulenza legale era considerata troppo specifica, complessa ed unica per essere valutata da altri profili se non dal legale interno.

Ora la visione è cambiata soprattutto grazie alla tecnologia. Le società non più timide nell'utilizzo di analisi dei dati cercano schemi, situazioni modello e prevedibilità dei risultati e della performance di un servizio legale.

L'ufficio acquisti assume così un ruolo sempre più di rilievo tramite un coinvolgimento competente nella selezione del servizio legale.

Il report evidenzia anche che l'incremento dell'influenza di questa figura, in differenti livelli e tipologie di acquisto dei servizi legali, è cresciuta anche nel potere gestionale del budget. Il procurement inizialmente ha dovuto guadagnarsi il proprio posto al tavolo insieme al dipartimento legale ed è costato tempo e dedizione per costruire un solido rapporto e mostrare la propria credibilità e competenza. Entrare a gamba tesa in un'area sconosciuta imporre le proprie convinzioni e standard sarebbe stato un pericoloso autogoal.

Il procurement non ha l'obiettivo di distruggere le relazioni consolidate e mettere la società a rischio per qualche centesimo. La funzione del procurement è quella di assicurarsi che i fornitori siano selezionati correttamente e portino a termine ciò che hanno promesso e concordato.
Per concludere la crescita dell'influenza del ruolo dell'ufficio acquisti mostra che le società hanno la necessità di dimostrare efficienza e capacità di contenere le spese. In particolare le aziende sopra una certa dimensione devono assicurare ai propri clienti di essere in grado di agire come partner prudenti in continua evoluzione all'insegna dell'innovazione. L'approccio artigianale che tratta ogni singola attività come un unico scenario deve essere gestita con maggior professionalità e obiettività industriale.


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