STUDIO LEGALE

Prevenzione e gestione dei rischi: una nuova opportunità per gli studi legali

| 29/11/2018 15:36

La Prassi di Riferimento "Studi legali - Principi organizzativi e gestione dei rischi connessi all'esercizio della professione" (UNI/PdR 33:2017), pubblicata nel mese di ottobre del 2017, è stata elaborata grazie alla fattiva collaborazione tra UNI, Ente Italiano di Normazione e ASLA, Associazione Studi Legali Associati.

Come noto, le prassi di riferimento, adottate esclusivamente in ambito nazionale, rientrano fra i "prodotti della normazione europea", come previsti dal Regolamento UE n.1025/2012; sono documenti che introducono prescrizioni tecniche, elaborati sulla base di un processo rapido e ristretto ai soli autori, sotto la conduzione operativa di UNI. Sono disponibili per un periodo non superiore a 5 anni, tempo massimo dalla loro pubblicazione entro il quale possono essere trasformate in un documento normativo.

Lo scopo della Prassi UNI/PdR 33:2017 è quello di guidare gli Studi Legali, di qualunque dimensione, operanti in Italia in ogni forma giuridica "nella prevenzione e gestione dei rischi caratteristici della professione forense, quantificandone razionalmente l'entità in rapporto alle varie attività svolte, valutando l'adeguatezza della propria organizzazione al riguardo e definendo le azioni dirette a contenerli, misurandone l'efficacia nel tempo".

L'attività di gestione dei rischi è centrale, esattamente come previsto per le più importanti norme tecniche sull'organizzazione d'impresa: per esempio, la norma tecnica UNI EN ISO 31000 sulla gestione del rischio, la norma tecnica UNI EN ISO 9001 per i sistemi di gestione per la qualità.
Ma vediamo quali sono le caratteristiche essenziali della Prassi UNI/PdR 33:2017. Innanzitutto, la possibilità di applicazione e di adattamento a qualunque tipologia di Studio Legale operante sul territorio nazionale, qualunque siano quindi la sua dimensione e la sua forma giuridica.

In secondo luogo, la Prassi individua criteri e principi ulteriori rispetto a quelli cogenti. La Prassi si prefigge, infatti, di promuovere l'organizzazione come requisito necessario per la gestione corretta ed efficace degli Studi legali e, dunque, fornisce agli Studi Legali dei validi ed attuali criteri di riferimento per "la gestione organizzata, razionale e verificabile dell'attività professionale". Si tratta di criteri per nulla attinenti alla prestazione professionale giudiziale o stragiudiziale, ma riguardanti più propriamente l'organizzazione. Ovviamente sono criteri distinti rispetto ai requisiti cogenti; pensiamo ad esempio alle norme in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro, di tutela dei dati personali, di antiriciclaggio, norme queste il cui rispetto da parte dello Studio Legale costituisce comunque, e non potrebbe essere diversamente, presupposto imprescindibile per l'applicazione della Prassi stessa.

Nello specifico, la Prassi individua otto principi organizzativi, individuando i rischi ipotizzabili e le azioni da intraprendere:
- organizzazione basata sulla preventiva individuazione del contesto di riferimento dello Studio e sull'approccio per processi (punto 5);
- chiara individuazione ed efficace distribuzione dei ruoli e delle responsabilità (punto 6);
- gestione corretta ed efficace dei componenti dello Studio Legale (punto 7);
- orientamento al cliente (punto 8);
- controllo dei rischi (punto 9);
- obiettivo di continuo miglioramento (punto 10);
- adozione di procedure uniformi per le prestazioni professionali (punto 11);
- orientamento al rispetto dei requisiti cogenti (punto 12).

Con particolare riferimento al principio organizzativo della gestione corretta ed efficace dei componenti dello Studio legale, ad esempio. si individuano i seguenti criteri:

1. coinvolgimento;

2. adozione di una specifica procedura di selezione;

3. assegnazione di incarichi adeguati alle competenze e equamente retribuiti;

4. corretto trattamento dei praticanti;

5. adeguatezza degli strumenti di lavoro;

6. formazione ed aggiornamento;

7. corretto comportamento in caso di cessazione del rapporto;

8. tutela della vita familiare;

9. principio di non discriminazione.

Per ogni criterio sono poi individuate le misure specifiche. Sempre a titolo esemplificativo, per il criterio 2., si prevede che lo Studio legale debba adottare "un'adeguata e documentata procedura di selezione dei professionisti, dipendenti e consulenti a ogni livello, con attribuzione dei compiti interni di ricerca e valutazione iniziale delle candidature a soggetti dotati di esperienza e competenze adeguate/i, deve inoltre determinare le relative facoltà decisionali ai più opportuni livelli dell'organigramma dello Studio legale, nell'ambito di scelte obiettive, motivate dal merito dei candidati e dalla conformità della scelta a corretti criteri di non discriminazione e inclusività".
Ulteriore caratteristica della Prassi è la sua complementarità con la norma tecnica UNI EN ISO 9001. L'adozione della Prassi, quindi, è possibile sia per gli Studi Legali che applicano la predetta norma, sia per quelli che non la applicano. La Prassi può essere inoltre integrata con il Modello Organizzativo ex D. Lgs. N. 231/2001.

Altra peculiarità fondamentale della Prassi è rappresentata dalla possibilità di certificare la sua adozione e la sua corretta applicazione. L'attestazione di conformità alla Prassi UNI/PdR 33:2017 viene rilasciata alla Studio Legale da organismi indipendenti di certificazione accreditati da Accredia - Ente Italiano di Accreditamento, che verificano l'adozione e la corretta applicazione dei requisiti indicati nella Prassi. Proprio per questa ragione, nel mese di aprile di quest'anno, Accredia ha emesso una circolare tecnica (DC n. 04/2018), destinata a tutti gli organismi di certificazione accreditati ISO/IEC 17021-1, contenenti le regole di certificazione, del processo di accreditamento e di mantenimento.

Per facilitare la sua applicazione la Prassi si completa con una serie di appendici di carattere esemplificativo:
- Appendice A, contenente un esempio di modello di riferimento per la gestione di incarichi di assistenza legale;
- Appendice B, contenente delle linee guida esemplificative per il risk assessment nello Studio legale;
- Appendice C, contenente delle linee guida esemplificative per le attività di comunicazione esterna.

Descritto brevemente il contenuto della Prassi, possiamo chiederci quali sono i vantaggi ed i benefici che possono derivare allo Studio Legale dalla sua adozione e dalla certificazione.
Innanzitutto, l'applicazione della Prassi favorisce, già a partire dalle prime fasi di implementazione, il coinvolgimento di tutti i componenti dello Studio Legale. Tutti vengono resi partecipi del "progetto", a tutti viene chiesto di contribuire, ciascuno per le proprie competenze, ad identificare le aree che possono essere migliorate, a determinare, ma poi anche a sperimentare, i rimedi individuati.

Il coinvolgimento sviluppa la consapevolezza che attività e adempimenti, talvolta, possono essere fatti diversamente. Possiamo dire, quindi, che consapevolezza e coinvolgimento permettono di realizzare concretamente l'efficienza organizzativa.

Sempre il coinvolgimento consente, poi, di sviluppare lo spirito di squadra, l'orgoglio di essere - ciascuno per il proprio ruolo (soci, collaboratori, praticanti, dipendenti ecc.) - parte attiva del processo di miglioramento. Ma non è tutto. Dal miglioramento dell'efficienza organizzativa derivano certamente benefici, anche in termini di maggiore soddisfazione del cliente, soprattutto sotto l'aspetto della riduzione dei tempi di evasione delle richieste. E' innegabile, infatti, che questo risultato si possa ottenere anche rivedendo una procedura, migliorando l'integrazione tra i vari processi e disciplinando le modalità di gestione dei flussi di informazioni tra colleghi e tra dipartimenti dello Studio. Tutto questo, certamente, è miglioramento dell'efficienza.
La possibilità poi di ottenere la certificazione da parte di organismi indipendenti accreditati ha un impatto positivo in termini di credibilità e di immagine, divenendo quindi un importante strumento di marketing.

La certificazione, inoltre, contribuisce alla diffusione della cultura del miglioramento continuo, finalità che sta alla base della Prassi UNI/PdR 33:2017 . Non trascuriamo infine la possibilità per gli Studi Legali, peraltro espressamente individuata nella Prassi, di avvalersi della certificazione anche per ottenere una riduzione dei costi relativi alle coperture assicurative obbligatorie per le responsabilità connesse all'esercizio della professione forense.

Concludendo, sono molti i vantaggi che possono derivare dall'adozione della Prassi e dalla certificazione. Ciò che conta è cogliere l'importanza di una tale opportunità, da affrontare come una "sfida" ambiziosa ma essenziale, rendendo tutti partecipi del progetto, affichè possa veramente essere un'occasione di condivisione in vista di un obiettivo comune.